26 sept. 2008

6.ORGANIZACION


ORGANIZACIÓN:
Segunda función administrativa que depende de la planeación, de la dirección y del control para formar el proceso administrativo.
La organización significa el acto de organizar, estructurar e integrar los recursos y los órganos pertinentes de su administración y establecer las relaciones entre ellos y las responsabilidades de cada uno.

El proceso gerencial de la organización implica tomar decisiones de tal manera que las organizaciones puedan durar desde el presente hasta bien entrado el futuro.
El primer paso crucial para la organización y que por lógica deriva de la planeación es el proceso de diseño organizacional.


*Diseño organizacional: determina la estructura de la organización que es más conveniente para la estrategia, el personal, la tecnología y las tareas de la organización. Por tanto el diseño organizacional hace que los gerentes se preocupen de dos elementos al mismo tiempo: hacia el interior y hacia el exterior de la organización. Se desarrolla teniendo en cuenta los siguientes enfoques:


1. Enfoque clásico: Weber, Taylor y Fayol fueron los principales contribuyentes. Ellos planteaban que las organizaciones mas eficientes y eficaces tenían una estructura jerárquica en la cual los miembros de la organización eran guiados por sentimientos de obligación con la organización y por una serie de reglas y reglamentos racionales.


2. Enfoque tecnológico de las tareas: se refiere a los diferentes tipos de tecnología de producción que implica la producción de variados productos. Joan Woodwar y sus colegas arrojaron que las tecnologías de las tareas de una organización afectaban su estructura como su éxito.
3. ENFOQUE AMBIENTAL: Tom Burns y Stalker desarrollaron un enfoque para desarrollar un enfoque para diseñar organización que incorpora el ambiente. Estos dos personajes diferenciaron dos sistemas de organización:



3.1 SISTEMA MECANICISTA:
Las actividades de la organización se descomponen en tareas especializadas, separadas. Los objetivos para cada persona y unidad son definidas, con toda precisión, por gerentes de niveles mas altos y siguiendo la cadena de mando burocrática clásica. Es más conveniente para un ambiente estable.





3.2 SISTEMA ORGANICO: Es más probable que las personas que trabajen en forma de grupo, se concede menos importancia el hecho de aceptar órdenes de un gerente o de girar órdenes para los empleados, en cambio los miembros se comunican con todos los niveles de la organización para obtener información y asesoría. Es mas conveniente para un ambiente turbulento. Los trabajos se deben redefinir de manera constante para enfrentarse siempre al mundo cambiante.


3.2 REDUCCION DEL TAMAÑO:
Reestructuración de la organización que deriva la disminución del tamaño de la organización, y con frecuencia produce una estructura de organización mas plana; una manera en que las organizaciones se convierten en estructuras mas flexibles y delegadas.



4. ENFOQUE BUROCRATICO: según este una organización establece los cargos según el principio de jerarquía cada cargo inferior debe estar bajo el control y la supervisión de un superior.

5. ENFOQUE DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL: Pretende trasladar a la organización entera a un nivel superior de funcionamiento y al mismo tiempo mejora notablemente la actuación y la satisfacción de los miembros. Actividades a largo plazo, respaldadas por la alta dirección.

*ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Es un marco que preparan los gerentes para dividir y coordinar las actividades de los miembros de una organización. Con el fin de alcanzar metas organizacionales.
Los gerentes establecen y aplican las reglas que rigen a las personas que actúan dentro de la estructura de una organización en razón de su autoridad y poder.

*PODER: Capacidad para ejercer influencia en los demás.
FUENTES DE PODER:
1. PODER PARA RECOMPENSAR
: se deriva del hecho de que una persona(el influyente) tiene la capacidad para recompensar a otra persona.
2. PODER COERCITIVO: se basa en la capacidad del influyente para sancionar al influido.
3. PODER LEGITIMO: existe cuando un subordinado o influido reconoce el “derecho” o la capacidad licita para ejercer influencia, dentro de ciertos limites también conocido como autoridad forma.
4. PODER EXPERTO: se fundamenta en la idea o el concepto de que el influyente tiene conocimientos específicos o experiencia relevante, que el influido no tiene.
5. PODER REFERENTE: se basa en el deseo del influido de ser como el influyente o identificarse con el.

*AUTORIDAD: poder legitimo. Autoridad formal, es el tipo de poder que se asocia con la estructura y la administración de las organizaciones. División de la autoridad:
1. AUTORIDAD LINEAL: Los gerentes que poseen esta autoridad son aquellos que tienen la responsabilidad directa de alcanzar las metas organizacionales.
2. AUTORIDAD STAFF: Corresponde a las personas o grupos de una organización que ofrecen servicios y asesorías a los gerentes de línea.
3. AUTORIDAD FUNCIONAL: Es el derecho de controlar las actividades de otros departamentos en su relación con las responsabilidades especificas del staff.


*DELEGACION: Acto de asignar a un subordinado la autoridad formal y la responsabilidad para que desarrolle actividades especificas.
TAREAS DE UNA DELEGACION EFECTIVA:
1. Decidir que tareas se deben delegar.
2. Decidir a quien se le asignara la tarea.
3. Proporcionar recursos suficientes para realizar la tarea delegada.
4. Delegar la asignación.
5. Estar preparado para intervenir, es caso necesario.
6. Establecer un método de retroalimentación.

TECNICAS RELACIONADAS CON LA ORGANIZACIÓN: Ayuda a visualizar mejor los aspectos de la organización.
1. Diagramas: aspectos globales o parciales.
2. Organigramas: son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional son indispensables durante el proceso de organización. Pueden clasificarse por:
2.1 Por su objetivo:
2.1.1 Estructurales: muestra solo la estructura administrativo de la empresa.
2.2.2 Funcionales: indican en el cuerpo de la grafica además de las unidades, y sus relaciones. Las principales de la funciones de los departamentos.
2.2.3Especiales: se destaca alguna característica.
2.2 Por su área:
2.2.1 Generales:
presentan toda la organización se llaman también cartas de muestras.
2.2.2 Departamentales: representan la organización de un departamento o sección.
2.3Por su contenido:
2.3.1Esquematicos:
contiene solo los órganos principales, se elaboran para el público no contienen detalles.
2.3.2Analiticos: más detallados y técnicos.

3. Manuales: son documentos detallados que contienen en forma ordenada y
sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Tipos de manuales.
· De políticas.
· Departamentales.
· De bienvenida.
· De organización.
· De procedimientos o de flujo.
· Técnicas.
· De contenido múltiple.


PASOS BASICOS CUANDO EMPEZAR A TOMAR DECISIONES PARA ORGANIZACIONAR:
1. Dividir la carga de tareas en forma que pueden ser ejecutadas en forma lógica y cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la división del trabajo.
2. Combinar las tareas en forma lógica y eficiente. La agrupación de empleados y tareas se suele conocer como departamentalización.


TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACION:

*DEPARTAMENTALIZACION POR NUMEROS SIMPLES:
consiste en reunir a las personas que van a desarrollar los mismos deberes y colocarlas bajo la supervisión de un gerente. “el éxito depende solo del numero de personas que participan en el.

*DEPARTAMENTALIZACION POR TIEMPO: utilizada generalmente en los niveles inferiores de la organizacional, consiste en agrupar las actividades con base en el tiempo.

*DEPARTEMENTALIZACION POR FUNCIONES DE LA EMPRESA: es el agrupamiento de actividades de acuerdo con las funciones de la empresa. Ejemplo: departamento de producción.


*DEPARTAMENTALIZAICION TERRITORIAL O GEOGRAFICA: en este caso puede ser importante que las actividades en una determinada área o territorio se agrupen o asignen a un administrador.
*DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTES: los clientes son la clave de la forma en que se agrupen las actividades, cuando cada uno de de los diferentes bienes y/o servicios que produce para ellos la empresa es administrado por un jefe de departamento.

*DEPARTEMENTALIZACION POR PROCESO O EQUIPO: Reúne a los empleados y a los materiales con el fin de llevar a cabo una operación.

*DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTOS: Es el agrupación de las actividades con base en el producto o las líneas del producto.

ANALISIS DE PUESTOS:
1. RECLUTAMIENTO:
hacer una persona extraña aspirante a ocupar un cargo.
2. SELECCIÓN: elegir entre los candidatos el mejor a ocupar el puesto.
3. CONTRATACION: un contrato consiste en la prestación de un trabajo personal subordinado, mediante el pago de unos salarios individuales y colectivos.

4. INDUCCION: dotar a los nuevos empleados de información preliminar sobre la empresa,
las funciones, tareas y su personal.

5. CAPACITACION: esta deriva del entrenamiento, el cual consiste en preparar para un esfuerzo físico y mental, para poder desempeñar su labor. Este entrenamiento comprende :

6. ADIESTRAMIENTO: proporcionar destreza en una habilidad adquirida. Es casi siempre mediante una práctica más o menos prolongada.

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