25/9/2008

PLANEACION

PLANEACION:

Primera función administrativa, por ser la que sirve como base para las demás funciones. LA PLANEACION ES LA FUCION ADMINISTRATIVA QUE DETERMINA ANTICIPADAMENTE CUALES SON LOS OBJETIVOS QUE DEBEN ALCANZARSE Y QUE DEBE HACERSE PARA ALCANZARLOS.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACION.

1. PRINCIPIO DEL FACTOR LIMITANTE: al escoger una alternativa, cuanto mayor sea la capacidad del individuo para conocer y resolver los factores que limitan o que son esenciales para la realización de la meta prevista, mas clara y acertada será su selección de alternativas.
2. PRINCIPIO DE COMPROMISO: la planeación lógica abarca un periodo del futuro necesario para prever, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos propios en una decisión.
3. PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD:
cuanto mayor sea la flexibilidad involucrada en los planes, menor es el peligro de perdidas incurridas por concepto de hechos inesperados, mas el costo de la flexibilidad debe pasarse contra sus ventajas.
4. PRINCIPIO DE CAMBIO DE NAVEGACION:
cuanto mayor se extienda el futuro y los compromisos propios en las decisiones de planeación, mayor será la importancia de que el administrador revise periódicamente los hechos y perspectivas y que trace planes nuevamente según sea necesario para mantener el rumbo.


°HERRAMIENTAS DE LA PLANEACION:

1. TECNICAS PARA EVALUAR EL ENTORNO:
*ANALISIS DEL ENTORNO: consiste en el análisis de grandes cantidades de información para detectar tendencias emergentes y crear escenarios.
*ANALISIS DEL COMPETIDOR:
una actividad de análisis del entorno busca identificar quienes son los competidores, que hacen y como sus acciones afectaran el enfoque de la organización.
*PRONOSTICOS:
predicciones de resultados futuros.

2. PRESUPUESTOS:
un plan numérico para asignar recursos a actividades específicas.

2.1 PRESUPUESTO DE INGRESOS: un presupuesto que proyecta las ventas futuras.
2.2 PRESUPUESTOS DE GASTO: representa las actividades primarias emprendidas por una unidad y asigna un valor monetario.
2.2 PRESUPUESTOS DE UTILIDADES: utilizado por unidades distintas dentro de una organización que cambian ingresos y gastos para determinar la contribución de la unidad a las utilidades.
2.3 PRESUPUESTO FIJO: asume un nivel fijo de ventas o producción.
2.4 PRESUPUESTO VARIABLE: toma en consideración aquellos costos que cambian con el volumen.

3. PROYECCION:

Es una herramienta utilizada para predecir futuros eventos que afecten a la organización. Su importancia radica en la ayuda que brinda a los gerentes para la comprensión del ambiente que rodea la organización.
4. PROGRAMACION:
Es el proceso mediante el cual se definen una serie de actividades útiles para cumplir un objetivo.
a. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS: los objetivos son los estados futuros que se espera alcanzar. Son los blancos que se pretende alcanzar. Son los blancos escogidos que se pretende alcanzar dentro un cierto espacio y tiempo, aplicando recursos disponibles o posibles.
Existen objetivos de la empresa como un todo y objetivos de cada una de las divisiones o departamentos.


b. DESGLOSAMIENTO DE OBJETIVOS: los objetivos de las empresas pueden visualizarse en una jerarquía que va desde los objetivos globales de la organización hasta los objetivos operativos u operacionales.

Como consecuencia de la jerarquía de objetivos surgen los desglosamientos de los mismos y a partir de ellos se puede fijar:

* LAS POLÍTICAS: se refieren a la ubicación de los objetivos o intenciones de la organización, como guías orientadoras para la acción administrativa.
* LAS DIRECTRICES: Son principios establecidos para posibilitar el alcance de los objetivos pretendidos. Líneas maestras y genéricas de acción.
* METAS: son los blancos por alcanzar a corto plazo.
* PROGRAMAS: son las actividades necesarias para alcanzar cada una de las metas. El alcance de las metas se planea por medio de programas.
* PROCEDIMIENTOS: es la forma o modos por los cuales deberán ejecutarse u organizarse los programas.
* METODOS: son los planes preescritos para el desempeño de una tarea específica.
* NORMAS: son reglas que delimitan y aseguran los procedimientos.

c.COBERTURA DE LA PLANEACION:
Ademas de la jerarquia de los objetivos, tambien existe una jerarquia de planeacion, en este sentido existen tres niveles; planeacion estrategica, tactica y operacional.

* LA PLANEACION ESTRATEGICA.

“Es la determinación de la posición futura de la empresa; en especial frente a sius productosy mercados, rentabilidad, su tamaño, su grado de innovación y sus relaciones con sus ejecutivos, sus empleados y ciertas instituciones externas”.
CARACTERISTICAS:
a. Esta proyectada a largo plazo, con sus efectos y consecuencias previstos a varios años;
b. Cobija la empresa como una totalidad, abarraca todos los recursos y áreas de actividad, y se preocupa por trazar objetivos a nivel organizacional;
c. Es definida por la cima de la organización y corresponde al plan mayor, al cual están subordinados los demás.

* ETAPAS DE LA PLANEACION ESTRATEGICA:
1. Determinación de los objetivos empresariales: jerarquía de los objetivos (organizacionales, intermedios y operacionales). Administración por objetivos (APO): sistema administrativo que integra muchas actividades administrativas fundamentales de manera sistemática, dirigido hacia el logro eficaz y eficiente de lo objetivos individuales y organizacionales.
2.Análisis ambiental externo: factores tecnológicos, políticos, económicos, legales, sociales, demográficos y ecológicos.
3.Análisis organizacional interno: elementos clave, consumidores, clientes, proveedores, competidores, agencias reguladoras.
4. Formulación de alternativas estratégicas y selección de la estrategia empresarial: relación oportunidades amenazas del ambiente.

5. Elaboración de la planeación estratégica: teniendo en cuenta el horizonte temporal y a largo plazo, diagnostico de la situación actual.
6. Implementación mediante planes tácticos y operacionales.

c. DESDOBLAMIENTO DE LA ESTRATEGIA:

Para administrar la adecuación de los aspectos del ambiente (variables externas) a los aspectos de la empresa (variables internas), la estrategia empresarial requiere articular todos los niveles de la empresa:
*NIVEL INSTITUCIONAL: Objetivos empresariales, políticas generales, planes estratégicos.
*NIVEL INTERMEDIO: Normas y procedimientos, planes tácticos, presupuestos y programas.
*NIVEL OPERACIONAL: Normas y reglamentos, planes operacionales procedimientos de control.

* TIPOS DE ESTRATEGIAS EMPRESARIALES:

1.ESTRATEGIAS COMPETITIVAS:

1.1ESTRATEGIAS DE INTEGRACION: buscan controlar o adquirir el dominio de los distribuidores, de los proveedores o de la competencia.
1.2INTEGRACION VERTICAL HACIA DELANTE: Busca controlar o adquirir el dominio de los distribuidores o detallistas.
1.3INTEGRACION VERTICAL HACIA ATRÁS: Busca controlar o adquirir el dominio de los proveedores.
1.4INTEGRACION HORIZONTAL: busca controlar o adquirir el dominio de los competidores.

2. ESTRATEGIAS INTENSIVAS:
La penetración en el mercado, el desarrollo del mercado y el desarrollo del producto, se conocen como estrategias intensivas, porque requieren un esfuerzo intenso para mejorar la posición competitiva de la empresa con los productos existentes.

2.1 PENETRACION DEL MERCADO: pretende aumentar la participación del mercado que corresponde a los productos o servicios presentes, por medio de un esfuerzo mayor para la comercialización. La penetración del mercado incluye aumentar la cantidad de vendedores, elevar el gasto publicitario, ofrecer muchas promociones de ventas.
2.2 DESARROLLO DEL MERCADO: se requiere introducir los productos y servicios en otras zonas geográficas. Se trata entonces de expandir o buscar nuevos mercados para los productos o servicios que ofrece la organización.
2.3 DESARROLLO DEL PRODUCTO: pretende incrementar las ventas mediante una modificación o mejoría de los productos o servicios. Para el desarrollo del producto se requiere un gasto cuantioso para investigación y desarrollo.

3 .ESTRATEGIAS DE DIVERSIFICACION:
Se da cuando la organización diversifica la cartera de productos y/o servicios que es capaz de ofrecer.

3.1 DIVERSIFICACION CONCENTRICA: es la adición de productos y/o servicios nuevos relacionados con la actividad fundamental de la empresa.
3.2 DIVERSIFICACION HORIZONTAL: se basa en la adición de productos o servicios, nuevos que no están relacionados, para los clientes actuales.

§ EFICIENCIA Y EFICACIA :


Otra forma de considerar las metas de todos los administradores consiste en decir que deben ser PRODUCTIVOS. La productividad implica eficacia y eficiencia en el desempeño individual y organizacional.

EFICIENCIA: Como se realizan las tareas y de que manera se ejecutan. Lo que se resume en la obtención de los fines con la mínima cantidad de recursos.
EFICACIA: Para que se ejecutan las tareas; que resultado traen y que objetivos se consiguen.

*PLANEACION TACTICA:
La planeación táctica es el conjunto de la toma deliberada y sistemática de las decisiones, que incluye propósitos, mas limitados, plazos mas cortos, áreas menos amplias y niveles inferiores de la jerarquía.

CARACTERISTICAS:
1.Esta proyectada para el mediano plazo, generalmente para el ejercicio anual;
2.Cobija cada departamento, abarca sus recursos específicos y se preocupa por alcanzar los objetivos del departamento;
3.Es definida en cada departamento de la empresa.

La planeación táctica se desarrolla en los siguientes puntos:

· Nivel de decisiones: se decide y desarrolla en los escalones medios de la empresa, es decir en el nivel intermedio;
· Dimensión temporal: esta dimensionada a mediano plazo;
· Amplitud de efectos: su amplitud es departamental.
La planeación produce un resultado inmediato el PLAN: comprendido este como un curso de acción predeterminado en un periodo especifico con el fin de alcanzar un objetivo formulado.


PROCESO DECISORIO:
“Decidir es optar o seleccionar, entre varias alternativas de curso de acción aquel que parezca mas adecuado. Cuando ya se conoce una oportunidad y una meta, el núcleo de la planeación es realmente el proceso de decisión. En este contexto, el proceso que conduce a tomar una decisión se podría visualizar como:
1. Elaboración de las premisas.
2. Identificación de alternativas.
3. Evaluación de alternativas en términos de la meta deseada.
4. Elección de una alternativa, es decir, tomar una decisión.


ELEMENTOS DEL PROCESO DECISORIO:
Quien toma la decisión: individuo o grupo de individuos que escogen entre varios cursos de acción posibles.
* Objetivos: propósitos que pretende alcanzar, mediante acciones.
Sistemas de valores: criterios de preferencia empleados para elegir por quien toma la decisión.
*Cursos de acción: diferentes secuencias de acción quien puede escoger quien tome la decisión.
* Estados de la naturaleza: son factores ambientales fuera del control de quien toma las decisiones, como incertidumbre, riesgo, o certeza.
* Consecuencias: representa los aspectos resultantes de un determinado curso de acción y un determinado estado de la naturaleza.

NIVELES DE DECISION:
*Decisiones estratégicas: se refiere a las relaciones entre la empresa y el medio ambiente; guían y dirigen el comportamiento de la empresa. Se toma a novel institucional.
*Decisiones administrativas: se relaciona con la estructura y configuración organizacional.
*Decisiones operacionales: relacionadas con la selección y orientación del nivel operacional encargado de realizar una tarea técnica.

FASES DEL PROCESO DECISORIO
1. Definición y diagnostico del problema.
2. Búsqueda de soluciones alternativas: satisfacer la necesidad o conseguir el objetivo.
3. Análisis y comparación de estas alternativas de solución.
4. Selección y elección de la mejor alternativa como plan de acción.



IMPLEMENTACION DE LOS PLANES TACTICOS.
La planeación táctica representa un intento de la empresa para integrar el proceso decisorio y alinearlo a la estrategia diseñada para orientar el nivel operacional en sus tareas y actividades con el fin de alcanzar objetivos empresariales propuestos.


PLANEACION OPERACIONAL
Se preocupa básicamente por el “que hacer” y por el “como hacer”.Se refiere de manera especifica a las tareas y operaciones realizadas en el nivel operacional. Se orienta hacia la optimización y maximización de resultados.


CARACTERISTICAS.
1. Esta proyectada para el corto plazo, para lo inmediato;
2. Cobija cada tarea y actividad aisladamente y se preocupa por alcanzar metas especificas;
3. Esta definida para cada tarea o actividad.
Los planes operacionales preservan la administración mediante la rutina, al asegura que todos ejecuten la tareas y operaciones de acuerdo con los procedimientos establecidos por la empresa para alcanzar sus objetivos.


CLASES DE PLANES OPERACIONALES :

*PROCEDIMIENTOS: constituyen la secuencia de pasos o etapas que se deben seguir con rigurosidad parta ejecutar los planes; indican como cumplir una tarea o alcanzar un objetivo preestablecido.
CLASES DE PROCEDIMIENTOS:
Los procedimientos s e transforman en rutinas descritas mediante flujogramas (graficas que representan la secuencia de procedimientos).
*FLUJOGRAMA VERTICAL: refleja la secuencia de una rutina mediante filas que representan las diversas tareas o actividades, necesarias para ejecutar la rutina y las columnas representan los símbolos de las tareas o operaciones ç, los empleados involucrados en la rutina, las tareas u operaciones ejecutadas.
*FLUJOGRAMA HORIZONTAL: Hace énfasis en los órganos o las personas involucradas en determinado procedimiento y rutina.
*FLUJOGRAMA DE BLOQUE: Se basa en una secuencia de bloques encadenados entre si cada uno de los cuales tiene un significado.
*PROGRAMAS: Planes operacionales relacionados con el tiempo.
*CRONOGRAMA: grafica de doble entrada en que las filas configuran las tareas y las columnas definen los periodos generalmente días o meses.
*DIAGRAMA DE GANTT: Es una grafica de barras utilizada para programar recursos. Es una grafica de barras con el tiempo en el eje horizontal y las actividades a programar en el eje vertical.
RED PERT: ilustra la secuencia de actividades necesarias para terminar un proyecto y el tiempo a costos asociados con cada actividad.